oleh

Dampak Penerapan ISO 9001:2008 dan 9001:2015  Terhadap Kesehatan Organisasi pada KPPN

Oleh: Harlinah (Kepala Seksi Pencairan Dana KPPN ParePare)
FUNGSI Kementerian Keuangan selaku Bendahara Umum Negara (BUN) telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara yang merupakan paket deregulasi yang menjadi tonggak awal reformasi Keuangan dan Perbendaharaan Negara di Indonesia.
Dalam kurun waktu lebih dari satu dekade, pengelolaan keuangan dan perbendaharaan negara mengalami kemajuan yang pesat. Hal tersebut meliputi kejelasan konsepsi, kualitas proses bisnis, peningkatan transparansi, mekanisme check and balance, serta akuntabilitas.
Perkembangan sistem dan prosedur layanan pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara sangat menarik untuk dicermati terutama sistem informasi dan teknologi yang digunakan. Sejak bergulirnya reformasi Keuangan dan Perbendaharaan Negara pada tahun 2004 yang ditandai dengan pemisahan wewenang antara Kementerian/Lembaga Sebagai Pengguna Anggaran (PA) dengan Kementerian Keuangan sebagai Bendahara Umum Negara (BUN), berbagai sistem telah dirancang untuk menyempurnakan proses bisnis dan meningkatkan kualitas layanan.
Apa saja bentuk pelayanan KPPN? Berdasarkan Keputusan Dirjen Perbendahaan Nomor KEP-222/PB/2012 tentang Standar Pelayanan Minimum Kantor Vertikal Lingkup DJPb, KPPN memiliki dua jenis layanan utama, yaitu Layanan Penerimaan Surat Perintah Membayar (SPM) dan Layanan Rekonsiliasi. Agar layanan tersebut dapat berjalan maksimal, tentu dibutuhkan sarana dan prasarana (Sarpras) yang memadai, Sumber Daya Manusia (SDM) yang mumpuni, serta sistem dan prosedur yang adaptif.
Sejak awal tahun 2014 mulai diperkenalkan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN). SPAN adalah sistem yang mengintegrasikan seluruh proses yang terkait dengan pengelolaan anggaran, berawal dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan. Bisa dibayangkan, tiap tahapan pengelolaan anggaran selama ini yang dilaksanakan oleh unit terkait di lingkup Kemenkeu menggunakan sistem dengan pangkalan data (database) yang berdiri sendiri-sendiri.
Bukan pekerjaan yang mudah untuk menggabungkan proses tersebut kedalam satu sistem yang terintegrasi dengan konsep single database, dibutuhkan infrastruktur yang handal, sistem informasi modern terkait software dan hardware, penyempurnaan proses bisnis, dan suatu manajemen perubahan untuk membantu perubahan pola pikir para pihak yang terlibat. Ditjen Perbendaharaan, bersama dengan Ditjen Anggaran dan Pusat Informasi dan Teknologi (Pusintek) Sekjen Kementerian Keuangan mengembangkan SPAN dengan mengacu pada beberapa negara maju yang telah berhasil menerapkan program sejenis, seperti Australia, Amerika, dan Kanada. Penggunaan SPAN telah mendapat pujian dari Bank Dunia yang menyatakan bahwa Pemerintah Indonesia telah berhasil menerapkan program yang inovatif, sistem tersebut membantu menata keuangan publik secara lebih baik.
Untuk menjamin kualitas layanan pada Kantor Pelayanan Perbndaharaan Negara (KPPN), maka sejak tahun 2016 sebagai  langkah strategis menuju organisasi modern dengan standar kualitas layanan international, telah ditetapkan sistem manajemen mutu berstandar international pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara sebagaimana ditetapkan dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor SE-6/PB/2016 tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.
Dalam surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan tersebut dijelaskan bahwa, pemerintah yang baik (good gavernance) merupakan penyelenggaraan pengelolaan administrasi yang sangat dituntut oleh masyarakat kepada pemerintah. Penerapan sistem penyelenggaraan pemerintah yang baik memungkinkan terlaksananya pembangunan yang berlangsung secara berdaya guna, berhasil guna, bersih dan bertanggungjawab, serta bebas dari korupsi, kolusi ,dan nepotisme.
Terciptanya good governance akan diikuti pula dengan clean government yaitu pemetintahan yang bersih dan berwibawah, artinya sistem pemerintahan yang mampu melindungi masyarakat dengan prinsip penegakan hukum yang dipatuhi oleh semua lapisan masyarakat, dengan kondisi tersebut pada akhirnya akan menjadikan pemerintahan yang kuat (stronggovernent) dalam arti semakin kuatnya penyelenggaraan pemerintahan lainnya.
Direktorat Jenderal Perbendaharaan berusaha menjadi lokomotif bagi terciptanya suatu tata kelola pemerintahan yang bersih, professional, dinamis dan mengedepankan fungsi pelayanan kepada masayarakat sesuai dengan Reformasi Birokrasi Kementerian Keuangan. Salah satu usaha untuk menjamin agar hal tersebut dapat  berjalan sesuai dengan target yang telah direncanakan, baik dari kerangka waktu maupun dari sisi kualitas diperlukan penjaminan Mutu (Quality Assurance).
Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan unit-unit pelayanan dilingkungan Ditjen Perbendaharaan dan sebagai bagian dari quality assurance dari Reformasi Birokrasi serta pengakuan atas pelayanan publik terbaik yang memenuhi standar pelayanan, perlu dilakukan penerapan Sistem Manajemen Mutu pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yang telah melakukan pelayanan publik kepada mitra kerja di wilayah kerjanya melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008.
Proses penjaminan mutu pada KPPN melalui penerapan SMM ISO 9001:2008 merupakan suatu kegiatan  mandiri yang dilaksanakan oleh KPPN yang dirancang, dijalankan, dan diperbaiki secara berkesinambungan untuk menghasilkan layanan yang sesuai dengan harapan mitra kerja serta dituntut untuk terus menerus meningkatkan kualitas layanan publik sejalan dengan meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan  administrasi publik yang baik.
Adapun maksud dilaksanakannya hal ini antara lain adalah: memberikann pedoman dan langkah-langkah persiapan penerapan SMM ISO 9001: 2008 bagi KPPN,  memberikan arahan bagi KPPN dalam penerapan sistem yang efektif dalam melakukan perbaikan secara berkelanjutan, agar setiap kegiatan KPPN memiliki jaminan untuk mencapai mutu sesuai yang dipersyaratkan oleh peraturan dan perundangundangan yang berlaku serta memenuhi harapan bagi pemangku kepentiangan.
Sedangkan tujuannya antara lain adalah: memenuhi quality assurance reformasi. Reformasi birokrasi yang akan dinilai keberhasilannya oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi birokrasi, memberikan gambaran mengenai celah kesalahan (fraund) yang ada dalam sistem dan proses bisnis yang dilaksanakan  oleh KPPN, mendorong peningkatan kualitas layanan KPPN dalam rangka pengelolaan keuangan negara yang profesioanal, serta peningkatan efisiensi dan ektivitas pengelolaan keuangan public, meningkatkan citra profesionalisme KPPN dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan serta memberikan sinyal positif kepada para pemangku kepentingan. Berikut meningkatkan kinerja pelaku kegiatan di unit-unit KPPN baik pada kegiatan utama maupun pendukung sehingga menciptakan budaya mutu, buadaya disiplin, buadaya tertib administrasi, dan budaya bekerja secara sistematis.
Pengertian umum dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 pada KPPN dalam surat edaran ini   adalah: International Organistin for Standardization atau biasa disingkat ISO adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasi nasional setiap Negara.
Berubahnya sistem manajemen mutu Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara yang dirancang, dijalankan, dan diperbaiki secara berkesinambungan yaitu semula sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, berubah menjadi sistem manajemen mutu yang baru berhubung  perlu ditingkatkan melalui upgrade dengan menggunakan seri sistem manajen mutu  yang baru yaitu ISO 9001:2015.
Sebagai panduan, standarisasi dan quality assurance imlementasi sistem manajemen mutu yang baru ditetapkanlah keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan tentang Pedoman Sistem Perubahan umum penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 manjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 adalah: kalausul ke 1(satu) sampai dengan  ke 3 (tiga) tidak ada perubahan yang signivikan, klausul ke 4 (empat) adalah konteks organisasi, kalausul ini merupakan klausul baru, yaitu kepala KPPN selaku manajemen puncak harus menetapkan konteks organisasi, konteks tersebut menjelaskan pengaruh internal dan eksternal pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara, serta kebutuhan dan persyaratan mitra kerja/stakeholders yang relevan dengan tujuan dan arahan strategis yang dapat berpengaruh pada kemampuan KPPN dalam pencapaian Indikator Kinerja Utama (IKU), klausul ke 5 (lima) adalah kepemimpinan, secara umum isi klausul ke 5 (lima) ini tidak berbeda dengan SMM ISO 9001:2008 yang memuat seputar kewajiban yang harus dijalankan oleh Manajemen Puncak.
Namun yang berbeda adalah pada SMM ISO 9001:2015  tidak terdapat lagi kewajiban untuk menunjuk Wakil Manajemen yang sebelumnya merupakan wakil representatif dari SMM, klausul ke 6 (enam) adalah  perencanaan, ini merupakan hal baru yang tidak diatur pada SMM ISO 9001:2008 yaitu mengatur bahwa setiap organisasi diminta untuk mengenali risiko (manajemen risiko), klausul ini juga memuat tentang kewajiban KPPN untuk memenuhi sasaran mutu (IKU) dengan menetapkan rencana tindakan yang sesuai, klausul ke 7 (tujuh) pada klausul ini ada hal yang berbeda dari SMM ISO 9001:2008 yaitu tidak terdapat lagi kewajiban untuk membuat 8 (delapan) SOP Internal KPPN, klausul ke 9 (sembilan) tentang Evaluasi Kinerja, pada klausul ini memuat hal-hal yang berhubungan dengan evaluasi seperti audit internal/pengujian kepatuhan, pengukuran  dan pemantauan proses, kepuasan mitra kerja, analisis dan evaluasi proses, sampai dengan rapat tinjauan manajemen, klausul ke 10 (sepuluh) adalah berisi mengenai upaya perbaikan yang berkesinambungan yang harus dilakukan oleh KPPN, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan manajemen risiko  dimana tidak ada lagi istilah tindakan pencegahan melainkan adalah risiko dan peluang.
Dengan diterapkannya SMM ISO 9001:2008 dan 9001:2015 oleh KPPN, diharapkan akan menghasilkan layanan yang sesuai dengan keinginan mitra kerja yang berstandar International, serta dituntut untuk terus menerus meningkatkan kualitas layanan sejalan dengan meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan administrasi publik yang baik. Dengan demikian kesehatan organisasi dalam hal ini KPPN diharapkan  akan semakin terjamin. (***)

Komentar

News Feed